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开会开会,抠这些细节!

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开会开会,抠这些细节!

发布日期:2020-11-09 作者: 点击:

对大型会议,牵头抓总的人要把握大方向,把握要领,精进小细节,在筹备过程中要尽可能做好细节,这是非常考验人的统筹、策划和执行力的。

那么做好会议的准备,做好什么工作才能四两千斤呢?


会议前准备

㈠制定方案。
活动日程是组织会议的总体安排,主要包括会议的名称、目的、时间、地点、参加人员、主要议程、工作任务和责任分工等。大会日程安排应简明,具体明确,操作性强,并经有关领导批准。大会议程确定后,主办单位应召集相关部门召开工作协调会,协调各部门按方案要求履行各自职责。

㈡明确任务。

本次会议的筹备阶段主要任务如下:

一、起草会议通告。其内容主要包括会议名称、内蒙古会展公司主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名及电话等。大会通告要求措辞准确,条理清晰,言简意赅,特别是时间、地点要明确,时间一般应注明年月日,不要使用容易混淆的词语“明天”“后天”:会议地点应准确到具体楼层,如:××办公楼六楼三室。


二、发出会议通告。有电话、短(微)信、书面和内部网络邮件等多种方式通知会议,可根据需要选择使用一种或多种方式。发通知一定要注意:一,保密,涉及机密的会议不能发短信,微信。负责,确保会议通知及时送达与会人员;如有书面通知,须填写签收登记表,每次发出的通知须签名确认。以电子邮件方式发送的,以保留回执方式发送。通过短信、微信等方式发送的,应要求对方及时回复。


三、落实与会人员。对请假人员名单进行统计和汇总,并在必要时核实请假情况。将与会人员名单认真核对,确保无出入,并将请假人员名单打印后及时报告给与会领导或会议主持人。

四.协调与会领导。按照会议要求,通过当面汇报、电话、短信、微信等方式,邀请领导参加会议。强调提醒领导注意会议的时间,地点,主要参加(部门)人员和议程等。以适当的方式在会前1小时内向领导人提醒会议时间。


呼和浩特会议会展策划


五、会议室预定。开会时间确定后,应立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系,进行会议室的预定,并请物业服务人员协助做好清洁、摆放桌椅等前期准备工作。如有外来人员参与,应事先做好引导牌。

六.编写会议须知。对全省业务工作会议、全行干部职工大会、中秋工作会等较大规模的会议,都要编印会议须知,安排的内容要言简意赅,言简意赅。会议的纪律要求,会议日程安排,安排安排,会议日程安排,参会人员名单,分组名单,食宿和交通安排,值班电话,会议工作人员名单,联系方式,注意事项等。

七.会议文件的制作。代表证、出(列)席证、出入证、工作证、车辆证及其他根据会议需要签发的证件。文件制作应结合会议主题和内容,遵循美观、经济、适用的原则,便于识别,便于管理,有利于安全。


八、场地布置。主旨指主席台布置和附属设施。总的要求是规范和谐,庄重大方,符合会议的主题和内容。第一,合理安排主席台位置。讲堂是会场的中心与焦点,集中体现了整个会议的气氛与风格,是会场布置的重点。会议的性质、会场安排、领导讲话的便捷性和主席台的大小都要综合考虑。第二,调试辅助设备。主营音响,灯光,投影设备。按照会议需要安排适量的话筒并放置在适当的位置,逐个提前试音,保证每个话筒都能正常使用。需提前试播的音乐需要播放,最好备份,确保万无一失。检视场地照明灯具是否有损坏,如果有,需提前维修更换;要提前准备摄像机、话筒等电源。对有投影仪的演示要提前预演,并根据需要及时调整灯光。

九.桌签的制作和摆放。按照最后确定的参会人员名单制作桌签,呼和浩特展览设计搭建认真核对整个会场的签到情况,防止遗漏、重复和错别字。根据文明礼仪手册及其他规范合理安排会议与会者会场座位。桌签摆放完毕后要及时做好场位图,打印好场位图便于查阅。

十、安排会议用车。根据会议需要借用或租用车辆,并安排专人负责车辆的调度,统计、清点车辆,防止迟到、漏车,车辆较多时还应将车辆编号,分组,方便调度。


十一.新闻报道的组织。需新闻报道的会议,应提前与宣传部门或新闻单位联系,安排新闻宣传员在会场内专座,并协调衔接。

十二.会议材料的分发。大会的资料要列表登记,发放时要逐个登记,做到不漏一个,多一个。可根据需要提前通知参加会议的单位(人员)派人领取会议通知,也可将会议签到表一并分发,或将会议通知放在参加会议的人员座位上。对于摆在主席台上的材料,从头到尾都要核对次序和页码,排列整齐,确保不出错。对涉及机密的文件,要严格按照保密规定编号登记,及时收回或提醒,按保密规定流转、保存,防止泄密。


第三,分工负责落实。
制定会议日程,按照日程分解任务,协调分工,明确责任人,规定每个任务的完成时限,做好分工落实,在会议开始前做好全面的自我检查,确保万无一失。

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