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活动策划执行都要做什么?

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活动策划执行都要做什么?

发布日期:2020-11-02 作者: 点击:

一个活动策划公司里,并不是所有人都是出创意的,一个完整的活动策划公司,一个完整的项目团队,最基本的人员配置至少有三个文案策划、设计、执行,若再细分下去还有更多的人员参与。今天小罟要和大家讲讲的就是关于执行人员这块的工作。

执行?字面意思就是负责落实工作的人,看着好像是比较简单,却是非常非常重要的一个人,无论你才创意有多好,设计的有多完美,如果执行不到位一切白费。一起来看看执行为何如此重要吧!
(一)活动策划执行流程注意事项

一、活动前期

1、跟客户沟通到位,准确了解客户的投入预算,避免我们做的方案是10万,但客户却只想出5万来做本次活动。

2、尽可能了解客户的喜好、风格,最好能了解到客户的信仰以及成长、居住环境。展会策划

了解客户的喜好,有利于我们做方案的调性,比如,客户是比较传统的人,我们做的方案偏向欧式,这样方案比较不容易通过;还要了解客户的信仰,因为有些信仰问题,有些方案不能做,比如基督教不喜欢风水学说这类方案。

二、活动策划执行中

1、确认好活动现场,做好拍摄及尺寸测量工作。相机、卷尺、皮尺、白纸、笔是勘查现场必备工具。

(1)拍照时要有正面图、侧面图、全景图等,总之照片能多则多。

(2)丈量尺寸时一定要有平面图,平面图越准确越好,平面图最好是先向客户索要,没有的话再手工画。

(3)勘查现场也是做现场物料的时候,所以回来后需要形成3份文件:现场照片、现场平面图、现场物料清单及尺寸、数量。

2、安排设计时,主要把设计清单列好,主要要标明名称、内容、尺寸(可视尺寸和制作尺寸)、材质、数量,还有截稿时间等。

效果图设计必须包含的文件有:现场布置平面图、整体效果图、局部效果图(入口效果图、舞台效果图—活动前、舞台效果图—活动中、指引牌效果图、签到处效果图、餐饮效果图、节目表演效果图等)。

平面设计稿中,舞台背景板,需要包含内容有:商家logo,活动主题,主办、协办、策划执行单位名称。

3、发制作时,主要沟通好制作尺寸、数量、材质等。

(1)抽奖券,注意有编码问题,一般用200G铜版纸腹膜(2张名片大小),或者用双胶纸,双胶纸制作时不要掉墨。

(2)邀请函封套,一般用哑粉纸腹膜,铜版纸最好不使用。

(3)VIP卡制作时间一般在7天左右,专版也得在4、5天。

(4)发报社刊登的硬广,应注意颜色,最好不用渐变色。

4、现场安装

(1)确定活动现场是否批下来。

(2)确认电源离活动现场的距离。

(3)清点物料数量及供货质量。

(4)确认安全选项,桁架、易碎物品、电源线等。

5、活动现场讲解会,是和客户深度沟通的一次重要会议,客户的所有成员基本都要参加,需要向客户讲解活动的整个执行流程,传达本次活动的目的,流程等,并安排对接人员。此次会议一般在现场活动执行的前3天或1周召开。

6、活动前一天

(1)给客户开总动员会议。

(2)打印简易流程,用粉色纸张打印,活动现场派发。

(3)公司内部再开协调会议,明确第2天现场各人员工作任务及再次确认各项物料是否备齐。

(4)需要打印材料:现场详细流程(现场工作人员人手1份)、主持人串词(2份,主持人1份,策划1份)、现场各成员通讯录(现场工作人员人手1份)、物料清单(相关负责人持有)。

(5)再次确认各工作人员到场时间,特别是主持人、演员等。

6、活动开始

(1)工作人员的着装。

(2)通话装备。

(3)笔记本。

(4)热风工作站:帐篷(有围幔,演员更换服装使用)、有配锁的箱子或袋子(装工作人员的包包等重要材料)

(5)落实各项细节:舞台,灯光、音响、泡泡机、烟雾机、频闪、聚光灯等,人员上下台是否方便;
(6)注意各环节之间的串场,避免冷场。

(7)注意不同场之间的衔接和通知,指引嘉宾在不同的活动现场之间出席。



呼和浩特展览设计搭建


三、活动结束后

1、活动结束后,安保人员指导人流走向。

2、活动结束后,安排人员进行物料收集,做到谁负责布置,谁负责归位。

3、征询客户意见,预约下次沟通时间,并提醒尾款。

4、活动结束3天内开活动总结会,并把照片及相关文案发前台将活动情况上传到公司网站中。

5、活动结束后一周内要做文件归档。

(二)活动执行入门

1、先熟悉活动涉及物料的材质、工期、价格;灯光的种类、作用。

2、找个执行切入点,积累供应商,如:设备商(灯光、Truss架,木工、舞台,喷绘印刷等),演艺经纪人,多媒体互动的供应商,创意资源(大黄鸭啊,几百个哆啦A梦之类);建议是在设备商跟演艺里挑一个,发展一条自己的供应商链。

3、熟悉常规工作技能(熟练使用各种表格,邮件,excel报价,供应商成本)之后,多做几场活动就能熟悉一场活动的流程(无非就是签到之后暖场,开场(开场表演,主持人开场,领导致辞),然后串场节目,再接一个流程,再串场节目,再接个流程,活动做来做去大体如此)。熟悉完流程之后,你要清楚每场活动的费用结构以及报价、设备及人员配置。

入门阶段的基本要求:别人给一张效果图,你能完整的实现它,并拉出报价单;给你项目背景与一个空白的场地,你就能拉出大体的场地规划图。

升级AE需要强化的是:

1、对客户需求的引导与揣摩。

2、对客户所在行业市场的了解,对己方竞争对手的了解。

3、项目组管理(团队协调)。

打个比方,客户交代完基本信息(活动预算,目的,人数,形式),你需要整理成一个项目背景的文字描述,回公司后安排策划、设计、执行人员开会,进行项目介绍,项目分工,跟进项目进度,催稿、卖稿、议价、签订合同、收钱。
补充:
一、立场问题:

这个不论做AE、执行时都会遇到的问题;AE跟执行往往就是夹心板,要么夹在客户与公司之间,要么夹在供应商与公司之间;这往往是初入这个行业比较棘手的问题

1、首先你得站在你职业的角度,以专业的眼光,去分辨对于一场活动乃至一个项目,哪些是需要以强硬的态度向客户,向公司(项目负责人乃至老板)争取(增加成本)。

其中包括:⑴项目的实际需要(安全原因、流程的顺畅),⑵增加部分成本,但是可以取得更好的服务,大幅提高你的工作效率(供应商配合度,场地方等),⑶有利于你回款速度的措施(小礼品,回扣);

你得分辨出哪些东西对于活动是重要的,需要高精度,高标准(如:主持人,面上看得到的)哪些是次要的,你可以向公司妥协,可以在报价上妥协,或是可替代的(物料的材质,活动的精度,无谓的灯光等),这些利弊需要报告并提出可替代性方案,要求你的BOSS或客户确认。

2、如果涉及到改稿、返工乃至各种需确认的制作稿等问题上。这时候你就得有个选择,一面软,一面就必须要硬;

活动涉及反复改稿及确认项的问题是经常遇到的。这时候千万要记住:

①给创意部预留出主KV设计及延展物料的改稿时间;

②探清客户忧虑的是什么,给他一个说服他老板的理由,另外需要给客户预留出确认时间。

③站在一个执行的角度,尤其是需要工期的物料,一定要以执行人员的排期为准,要么逼死项目负责人(AE,AM),要么将压力转移向你的客户对接人。

二、格局感

要站在客户的角度、公司盈利的角度、项目管理的角度去看待活动。

同样,最重要的究竟是利润率?活动的精度?还是维护你的客户?这个需要你自己去思考。这也涉及到职业素养跟执行标准的问题。

(三)关于活动执行的几点体会

1、 准确把握客户需求——深入了解客户,准确把握客户意图,避免在大方向上与客户的目标产生分歧,走弯路;

2、 整合资源——在理解客户意图的基础上整理手上拥有的资源,间接的、直接的都要考虑,可能手上有些资源可以直接利用,即能节省成本又能产生良好的效果;

3、 时间控制——通过严格的时间进度表控制活动进展工作的分工,逐次落实各方工作。一个大型活动往往由多家公司合作完成,明确的时间进度可以防止各方推诿工作。

4、 场地选择——在场地选择上即需要考虑场地自身现有的条件是否符合活动需要,如灯光、音响、面积等,同时要考虑交通是否方便,该地区的人群特征等

5、 活动设计——活动原创性、参与性、互动性往往十分重要,尤其在北京地区,一天中各类大大小小的活动不下几十个,活动既要把受众吸引来、又要能把他们留下来

6、 人员控制——由专人负责对接各类供应商,如场地、演出、设备等,这些供应商有些素质并不是很高,必须严格要求控制,保证执行过程的顺畅

7、 紧急应对措施——提前要想到各类可能发上的意外情况,做好应对策略,尤其在户外,天气因素、交通因素发生变化都会直接影响活动的正常进行。春夏两季户外活动要考虑搭棚。

活动执行一般分为活动前期、活动中期、活动后期三个阶段。每个阶段都有具体的工作内容:

活动前期

根据策划案和设计,和客户要求,来确定项目成交明细单,项目预算单,物料的清单,找物料供应商报价,还有前期场地的勘察;与此活动相关演员,设备,物料等,活动所需人员的联系沟通;活动前一两天(或者当天)要进行现场氛围的布置,舞台灯光音响的搭建等。活动前准备。

活动中期

掌握现场物料,人员等的节奏;与客户,或现场工作人员进行活动沟通;协调演员与工作人员的沟通。

活动后期

对活动现场进行清点,清理等工作,收集照片,形成报告,结款等工作。

那么活动执行的5表具体包含哪些内容呢?具体解决方案如下:

解决方案1:

准确的答案是:1.活动流程/时间表 2.人员分工/联系表 3.媒体清单/联系表 4.活动预算表 5.活动结束后整理表

(四)执行心得

同质化的竞争下,能否赢得项目,靠的是创意与公关;但是能否赢得客户,靠的是执行力。以下是执行岗常规工作的部分操作心得。

1)模拟现场。

模拟现场包括对案的可执行性分析,方案的还原度、活动精度的预测与把控等,这里举两个例子:

例1,比如方案里有个启动环节,那么该环节就会涉及:道具制作,道具上台、启动方式。

通过模拟现场,去思考启动环节会涉及到的各项人员:场灯、摄影、道具组、控台等,判断每个环节的风险,多次的模拟去发现问题。

例2,效果图的还原度。首先判断效果图及施工图的结构是否有问题,能否有物廉价美的施工方案能达到更相近的程度。需要在精度与成本之间的把握。

2)审美。

整个现场的成品、活动的精度、舞美的精心布置都掌握在执行手里,所以执行人员的审美往往更为重要,对于方案及活动的理解程度要求比较高。展览展示设计

关于审美并没多复杂多高大上。在初期,积累素材去做横向比较,先去弄明白什么叫丑。其次去琢磨怎样不丑。在日常积累与反复改稿中自然能够提升审美能力。

3)供应商管理:

执行最多的工作是供应商管理。

①尽量发展多家供应商形成竞争局面,年底评价哪些供应商是能够减轻你工作负担(遇到问题能给到解决方案)签订协议价,一者避免成本预估不足的现象,二者避免个人与供应商之间产生经济纠葛。

②下配置时给到效果图,让供应商比稿,给出施工材质、预算、舞美方案等。以灯光为例,尽量避免现场拷资料、现场纠结调灯方案的i现象,至少让供应商的控台人员心中有腹稿。

遇大场活动前比稿灯光配置及灯光方案。这将大大降低控台占用你的布场时间,布场必须将自己抽出来应付突发事件。

③ 开发让你省事的供应商,减少自己在纯执行阶段单位时间配比,有利于你自己去学习更多有附加值的东西。

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关键词:会展公司,展会策划,会展策划

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