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会展策划中项目计划安排

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会展策划中项目计划安排

发布日期:2019-02-26 作者: 点击:

会展项目计划的内容主要可分为以下几个方面:
1.工作计划
工作计划也称实施计划,是为了保证项目顺利开展、围绕项目目标的最终实现而制定的实施方案。工作计划主要说明采取什么方法组织实施项目、研究如何最佳地利用资源,用尽可能少的资源获取最佳效益。
2.人员组织计划
人员组织计划主要是各项工作任务应该由谁来承担以及各项工作间的关系如何。其表达形式主要有框图式、职责分工说明式和混合式三种。
3.展位销售计划
展位销售计划主要包括展位销售方式、销售进度和销售价格等内容,是对招展工作开展的指导。


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4.观众组织计划
展览观众组织计划包括观众构成( 观众来源以及各类观众所占比例)、观众组织方法、方式以及相应的宣传方式。
观众构成般包括:①生产单位;②贸易单位,又可细分为贸易进出口公司、设备代理商和设备经销商等;③教育科研单位,分为专业科研机关和专业大专院校;④行业协会、集团公司等各类专业协会的民间专业组织;⑤用户单位;⑥其他相关单位。
观众组织方法有以下几种:①通过各专业协会、集团、总公司系统分发展览会资料,组织观众参观。②根据观众来源分类情况,在直接用户中进行详组征询参观意向,争取回复率,确保展览会观众中专业人员的比例。③从历届展览会会刊E收集到信息,邀请他们参观展览会。④在国内外有影响力的报刊、专业杂志刊登广告,发布展会信息。同时,两情在相关杂志的发行中夹送参观券。⑤于展会前期向国内外业内人士、买家直接邮寄展前预览、展讯资料,挖掘专业观众。⑥通过国际互联网发布展会信息。⑦拟在网上搜索,挖掘专业观众。⑧召开新闻发布会,在电台、报纸上进行专题报道,发布展会信息。⑨同期举行相关专业协会会议,组织专业观众。⑩通过展会同期举行的其他活动,如国际研讨会等,组织与会人士参观本届展览会。
5.会展项目财务计划
财务计划主要说明需要如何预算、核算哪些成本、进行哪些对比、用何种技术方法收集和处理信息以及如何及时检查和采取解救措施等。财务计划的主要内容之是成本控制计划。
6.会展项目宣传计划
宣传计划包括:①宣传I作目的,如扩大展会的影响;②宣传工作达到的效果,如尽可能地提高展会的知名度,尽可能地扩大展会品牌的影响,尽可能地提高参展企业和观众的数量;③宣传工作负责人;④宣传工作安排。
7.现场组织计划
行业会议筹备方案的基本内容十分相似,如包括会议的名称、时间、地点和规模,会议的主题和议题、会议的主讲人和听众、会议议程、会议资料的准备、会议召开方式、会议预算等,但也有一些不同。
(1)会议的时间、地点和规模
有些会议的举办时间每年比较固定,如固定在年初和年末等:会议的会期一般是4-5天,有的是2~3天,但般不超过6天;会议召开的地点一般都不固定,经常变换,有少数会议的地点比较固定。呼和浩特展览设计搭建

(2)会议的议题
会议的议题一般极富行业特征和行业代表性,能针对行业发展中遇到的新情况和新问题展开研讨,能就某问题组织讨论。
3)会议的主讲人和听众
会议的主讲人基本来自行业协会、协会会员和政府主管部门三个方面,也有少数来自行业以外的科研机构:会议的主讲人一般由行业协会或政府主管部门确定和邀请。会议的听众基本上都是来自行业内的企业尤其是协会会员非位,他们具有一定的职位。
(4) 会议议程
会议一般都有政府部门和协会领导出席,因此也应有一个领导人致辞和发言的程序;有的还婴有新闻媒体对领导人的采访或者新闻发布会等。
(5)会议的资料准备
除了一般会议资料以外,还要准备会议纪念品和礼品,要难备新闻稿和领导发言稿等。
(6)会议的召开方式
它可以采取一般专业研讨会和技术交流会的会议方式,也可以采取联谊会、座谈会、茶话会等方式。这主要看会议的主题和议题而定。
(7)会议预算
会议的会费、协会的基金、政府拨款和企业赞助等都是考虑的对象。企业赞助是行业会议的一项重要资金来源。赞助分垄断性赞助、平摊性费助和等级性赞助等几种形式。垄断性赞助是会议所需要的各种费用由某个赞助企业承担;平摊性费用是指所有与会企业都要对会议提供赞助;等级性赞助是将会议的各种赞助划分等级,如主要赞助者、一般赞助者和有针对性的内定赞助等。如果会议接受企业赞助,就要考虑给予企业怎样的回报,如给予企业会议的冠名权、广告权和其他相关服务的行使权等。
如果该会议还不成熟或者是首次举办,那么,该会议的策划就要像策划一般的专业研讨会样,内蒙古会展公司,要经历收集市场信息、确定会议主题、准备会议方案、邀请会议主讲人员、会议召开、会议总结等诸多阶段。

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